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Facturation et paiements

Lorsque nous fournissons des biens et des services à l’Administration de l’aéroport, nous voulons nous assurer que les fournisseurs sont payés adéquatement, comme décrit dans leurs contrats et bons de commande associés. Voici des instructions qui guideront les fournisseurs afin d’obtenir un paiement rapide et exact de l’Administration de l’aéroport.

Exigences en matière de facturation fournisseur (en vigueur le 1er juillet 2024)

But

Dans le cadre de nos efforts continus pour simplifier notre processus de comptes fournisseurs, nous avons apporté d’importants changements à notre processus de présentation de factures. Afin de mettre en place un processus plus efficace et simplifié, nous avons mis à jour nos exigences en matière de facturation des fournisseurs. Le non-respect des instructions décrites ci-dessus pourrait entraîner des retards de paiement.

Veuillez lire attentivement les instructions suivantes pour assurer un traitement rapide et efficace de vos factures :


Exigences en matière de présentation de factures

  • Continuez de présenter vos factures par courriel au [email protected]
    • Les éléments suivants ne seront PAS acceptés à cette adresse courriel :
      • États financiers
      • Avis de retard
      • Factures en double
      • Devis
      • Estimations
      • Communications
  • Un bon de commande par facture
  • Un courriel distinct est nécessaire pour chaque facture, et celui-ci ne doit pas dépasser 15 Mo
  • Voici les formats acceptés pour les factures : PDF, TIFF, PNG, JPEG, DOC et DOCX
  • Les factures et toute documentation justificative doivent être acheminées par courriel en un PDF (ou tout autre format acceptable), incluant la facture et sa documentation justificative (la première page doit être la facture)
  • L’avis de paiement sera envoyé par courriel au fournisseur
  • Si un fournisseur n’est pas en mesure d’envoyer les factures par courriel, voici l’adresse postale :

C.P. 44638

Comptoir postal de l’aérogare trafic intérieur de YVR

Richmond, C.-B.

V7B 1W2 Canada

À l’attention de : Comptes fournisseurs

 

Toutes les factures présentées doivent être les documents originaux (les états financiers ne sont pas acceptés) et pour qu’elles soient traitées efficacement, elles doivent contenir les renseignements suivants :

 

Numéro de bon de commande

  • Le numéro de bon de commande d’origine (clairement indiqué et à l’écart des autres renseignements)
  • Les factures avec un bon de commande sur plus d’une ligne doivent clairement indiquer le numéro des lignes du bon de commande (c.-à-d. ligne 1, ligne 2, etc.)
  • Le numéro de bon de commande doit être imprimé sous le nom du fournisseur

     

    Détails de la facture

    • Date de la facture
    • Numéro de facture
    • Montant dû (il est pertinent d’indiquer la devise)
    • Nom légal complet du fournisseur, adresse de remise, courriel et détails bancaires
    • Description des biens fournis et des services rendus correspondant à la description et aux éléments nommés sur le bon de commande
    • Fret clairement indiqué sur une ligne à part
    • Lignes comportant des biens exonérés d’impôt clairement indiquées sur la facture
    • Les factures de CRÉDIT doivent comporter des valeurs négatives (signe « moins », pas de crochets) (les crédits doivent indiquer le numéro de facture d’origine)
    • Modalités de paiement
    • Note: Remarque: L’Administration de l’aéroport de Vancouver applique la norme 30 jours ouvrables, à moins qu’une entente ne soit conclue avec d’autres modalités.

     

    Taxes

    • Le numéro d’inscription aux fins de la TPS ainsi que la TPS payée (en tant qu’élément distinct sur la facture)
    • Le numéro d’inscriptions aux fins de la TVP ainsi que la TVP payée (en tant qu’élément distinct sur la facture)
    • Retenue d’impôt sur des non-résidents : Les entrepreneurs non-résidents doivent présenter une facture qui indique clairement le paiement pour services d’entrepreneur non-résident rendus ainsi que le nombre de jours travaillés au Canada.

     

    Coordonnées

    Veuillez faire parvenir vos états financiers, communications et demandes au[email protected].

     

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